Privacy van onze leden

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit is Europese wetgeving die de Wet Bescherming Persoonsgegevens volledig gaat vervangen. Ook verenigingen moeten voldoen aan de eisen die de AVG stelt. De essentie is dat uw gegevens alleen met een zinvol doel mogen worden verzameld en opgeslagen en dat deze niet zomaar bij derden kunnen terechtkomen. De data moet goed afgeschermd zijn en u moet uw eigen gegevens kunnen inzien en (laten) veranderen.

Onze website www.toerzeilers.nl is in eerste instantie voor iedereen toegankelijk. Leden kunnen door middel van een loginnaam en wachtwoord inloggen op deze site en dan komt informatie beschikbaar die uitsluitend voor leden is bedoeld.

Wanneer leden toegang wensen tot bijvoorbeeld de zgn. Leden- en Schepenlijst, dan wel wanneer zij zich willen inschrijven voor een van de evenementen die door onze vereniging worden georganiseerd, dienen zij nogmaals in te loggen om toegang te verkrijgen tot de ledenadministratie (Banster) van De Toerzeilers. Daarmee wordt geborgd dat de gepresenteerde informatie en de toegevoegde gegevens alleen voor belanghebbenden zichtbaar zijn.

De Toerzeilers werken met externe software voor de financiële administratie (Twinfield) en voor de ledenadministratie (Banster) Met de leveranciers van deze software hebben wij zgn. verwerkersovereenkomsten afgesloten waarmee betreffende partijen verklaren dat ook zij volgens de AVG werken en dat hun software voldoet aan de vereiste richtlijnen. Uw gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving.

Welke gegevens hebben wij van onze leden nodig

NAW-gegevens, uw geboortedatum, uw bankrekeningnummer, uw telefoonnummer en e-mailadres. Hiermee kunnen wij u post toesturen, de contributie en/of eigen bijdragen voor evenementen afschrijven en u per e-mail informeren over evenementen. Met uw geboortedatum weten wij iets over de leeftijdsopbouw van de vereniging en daar kunnen wij bijvoorbeeld ons beleid en onze evenementen beter op afstemmen.

Welke gegevens kunt u optioneel invullen

Leden bepalen vervolgens zelf welke informatie zij over zichzelf, over hun schip enzovoort, verder wensen te vermelden in de Leden- en Schepenlijst en wat daarvan zichtbaar is voor andere leden. Deze gegevens kunt u te allen tijde zelf invoeren, inzien en wijzigen.

Voor het jaarlijks te verschijnen Boordboek vragen wij u naar het type schip, de naam van uw schip en de ligplaats. Het Boordboek stellen wij uitsluitend aan onze leden ter beschikking en alleen voor eigen gebruik. U vindt er de volgende informatie over onze leden:
- Naam lid
- Woonplaats
- Scheepsnaam
- Boottype
- Ligplaats
- Telefoonnummer
- MMSI-nummer (indien bekend)
Op beurzen ligt het Boorboek ter inzage, waarbij de pagina’s met de gegevens van onze leden zijn verwijderd. Wilt u helemaal niet in het Boordboek vermeld worden, dan kan dat. Stuur dan een berichtje naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en dit wordt geregeld.

Gebruik van uw gegevens voor statistische doeleinden

Meten is weten! Daarom gebruiken wij geanonimiseerde gegevens uit het recente verleden om ons beleid en de evenementen voor de toekomst steeds aan te passen aan de wensen en behoeften van onze leden. Zo weten wij dan iets over bijvoorbeeld de leeftijdsopbouw, de duur van een lidmaatschap, de spreiding van leden over Nederland en het aantal leden dat aan een evenement heeft meegedaan.

Inschrijving voor evenementen

Commissies van onze vereniging die evenementen organiseren, kunnen de gegevens die leden hebben vermeld voor een evenement, uit de ledenadministratie halen en lokaal op hun eigen pc opslaan, dan wel uitprinten. Dit doen zij uitsluitend wanneer dit voor hun organiserende werkzaamheden noodzakelijk is. Men heeft immers niet altijd en overal toegang tot internet. Zodra een evenement is geweest, zorgt de betreffende commissie voor vernietiging van de gegevens die uit de ledenadministratie zijn gehaald. In de ledenadministratie blijft een aantal van uw gegevens bewaard, zodat u ze bij een volgende inschrijving niet meer allemaal hoeft in te vullen. Deze gegevens kunt u via ‘Uw gegevens’ in de ledenadministratie inzien, wijzigen en verwijderen.

Wanneer u zich in de loop van de tijd voor een of meerdere evenement heeft ingeschreven, vindt u, onder ‘Uw gegevens’ bij ‘evenementen’ een overzicht van evenementen waar u ooit aan heeft deelgenomen. Wij gebruiken deze gegevens om overzichten te kunnen maken van de hoeveelheid deelnemers aan een evenement. Deze lijst kunt u niet zelf verwijderen, maar dat kunt u te allen tijde wel vragen aan de Privacy Expert Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Met name bij de inschrijving voor een zogenoemd nat evenement kunnen we u vragen nog een aantal extra gegevens in te voeren, zoals call sign, lengte, breedte, diepgang etc. Deze data zijn alleen voor de voorbereiding van zo’n tocht bedoeld en in geval van calamiteiten hebben we daarmee de gegevens van het schip en van eventuele wal-contactpersonen.

Fotograferen tijdens evenementen

Bij veel evenementen worden foto’s en/of filmpjes gemaakt, zowel door organisatoren als door deelnemers. Deze zijn uitsluitend bedoeld voor verenigingsdoeleinden en zullen alleen worden gepubliceerd bij artikelen in het Toerzeilen magazine, en/of op onze website en/of in verenigingsfolders. Eenieder die bezwaren heeft tegen publicatie van foto’s/filmpjes waarin hij/zij
is afgebeeld, wordt gevraagd dit aan het begin van een evenement bij de organisatoren te melden zodat foto’s/filmpjes niet of alleen met instemming gepubliceerd worden. In het geval van foto’s en filmpjes met daarop kinderen jonger dan 16 jaar, vragen de organisatoren de ouders/verzorgers expliciet om toestemming voor publicatie.

Beëindiging van uw lidmaatschap

Wanneer een lid het lidmaatschap wil beëindigen, kan hij dat doen door het opzegformulier in te vullen, dat te vinden is in de ledenadministratie. Wij willen u per email uw opzegging bevestigen en daarom vragen wij voor de volledigheid (opnieuw) om uw email adres.

Nadat onze vereniging de opzegging heeft ontvangen, blijven uw gegevens nog tot het einde van het volgende verenigingsjaar in onze administratie bewaard. Daarna worden ze vernietigd.

Klachtenprocedure

Wanneer u als lid van onze vereniging van mening bent dat onze vereniging op een of andere wijze niet zorgvuldig is omgegaan dan wel omgaat met uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover een klacht indienen bij het bestuur van onze vereniging.

U kunt dat als volgt doen:

U stuurt een email naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. waarin u zo volledig mogelijk aangeeft wat de klacht betreffende de mogelijke schending van de privacy inhoudt. Onze Privacy Expert (een van onze bestuursleden) neemt dan contact op om de klacht nader te bespreken.

De Privacy Expert zal vervolgens, al dan niet na overleg met de collega bestuursleden, actie ondernemen om de situatie die tot de klacht heeft geleid, op te lossen

Datalekken

Wanneer onze vereniging zou constateren dat ongevraagd en ongewenst persoonsgegevens van onze leden openbaar zijn geraakt, op welke wijze dan ook, zal het bestuur binnen 72 uur na het constateren van dit zgn. datalek, een bericht sturen naar de leden waarvan de gegevens mogelijk openbaar zijn geworden. Daarbij zal tevens worden vermeld, welke acties zijn of worden ondernomen om dit soort lekken in het vervolg te voorkomen. Ook neemt het bestuur dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens teneinde het datalek te melden.

Wat kunt u zelf doen om uw en onze privacy te beschermen?

Om de privacy optimaal te beschermen, geven wij u een paar tips:
- Geef nooit het Boordboek weg. Dit is persoonlijk eigendom, alleen bedoeld voor leden.
- Verstrek nooit gegevens van leden aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het betreffende lid.
- Zorg zelf voor inlogcodes en goede wachtwoorden. Hoe langer het wachtwoord, hoe moeilijker het te achterhalen valt.

===//===